Makalah Perencanaan Sumber daya manusia

Makalah Ini Di Susun Oleh :

Rita Hartati

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI (STIE)

SEBELAS APRIL SUMEDANG

2011 / 2012

BAB I

PENDAHULUAN

1.1         Latar Belakang

Manajemen kepegawaian dan sumber daya manusia sangat penting bagi perusahaan dalam mengelola,mengatur, dan memanfaatkan pegawai sehingga bisa berfungi secara produktif untuk tercapainya tujuan perusahaan.

Sumber daya manusia di perusahaan perlu dikelola secara profesional agar terwujud keseimbangan antar kebutuhan pegawai dengan tuntutan dan kemampuan organisasi perusahaan. Keseimbangan tersebut merupakan kunci utama perusahaan agar dapat berkembang secara produktif dan wajar.

Perkembangan usaha dan organisasi perusahaan sangatlah bergantung pada produktivitas tenaga kerja yang di perusahaan. Dengan peraturan manajemen sumber daya manusia secara propesional, diharapkan pegawai bekerja secara produktif. Pengelolaan pegawai secara propesional ini harus dimulai sejak perkrekrutan prgawai,penyeleksian,pengklasipikasian. Penepatan pegawai sesuai dengan kemampuan, penataran dan pengembangan kalir.

1.2         Rumusan Masalah

          Masalah-masalah yang akan di pecahkan dalam makalah ini yaitu sebagai berikut:

1.      Apakah pengertian dari SDM ?

2.      Apakah yang menjadi tujuan dan kegunaan perencanaan SDM ?

3.      Bagaimana langkah-langkah perencanaan SDM ?

1.3         Tujuan dan manfaat

          Tujuan dalam pembuatan makalah ini dibagi kedalam dua tujuan yakni dilihat dari tujuan secara umum dan secara khusus.

Ø  Tujuan secara umum yaitu untuk memberikan pemahaman mengenai perencanaan sumber daya manusia dan tenaga kerja.

Ø  Tujuan secara khusus yaitu Tujuan dibuatnya makalah ini yaitu untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah perencanaan Sumber Daya Manusia. Yang diharapakan mahasiswa dapat memahaminya secara mendalam.

Manfaat pembuatan makalah ini yaitu:

1.      Bagi penulis manfaatnya yakni menambah wawasan serta dapat memahami tentangs sumber daya manusia dan tenaga kerja

2.      Bagi STIE, manfaat dibuatnya makalah ini diharapkan dapat digunakan untuk menambah wawasan ilmu pengetahuan tentang Perencanaan sumber dana manusia.

1.4         Kerangka Pemikiran

          Dalam penulisan makalah ini, diulis kerangka pemikiran sebagai berikut :

Daftar Isi

Bab l Pendahuluan

Latar belakang, Rumusan masalah, Tujuan Masalah,kerangka pemkiran

Bab ll Pembahasan

Perencanaan Sumber Daya Manusia

Bab lll Penutup

Kesimpulan

Daftar pustaka

BAB II

PEMBAHASAN

Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan merupakan suatu kegiatan atau proses yang sangat penting dalam berbagai kegiatan dalam suatu organisasi,termasuk dalam Manajemen Sumber Daya Manusia, sebab perencaan merupakan prasyarat pelaksaan kegiatan yang akan dilakukan. Hal ini dapat dipahami sebab secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan, pengevaluasian berbagai arternatif pencapaiannya, dan penentuan tindakan yang akan diambil. Dalam konteks Manajemen Sumber Daya Manusia,perencanaan merupakan proses penentuan sumber daya manusia dan tindakan untuk mendapatkannya.

2.1     Pengertian Perencaan Sumber Daya Manusia

     Pengertian perencanaan sumber daya manusia didefinisikan oleh para ahli secara berbeda.

§  Menurut Torrington dan Tan Chwee Huat

      Perencanaan sumber daya manusia merupakan kegiatan khusus yang berkaitan dengan penentuan kebutuhan sumber daya manusia perusahaan, baik kebutuhan jangka pendek maupun jangka panjang.

§  Menurut William B. Werther dan Keith Davis

      Proses yang sistematis untuk meramalkan kebutuhan pegawai ( Demand ) dan ketersediaan (supplay ) pada masa yang akan datang,baik jumlah maupun jenisnya sehingga departemen Sumber Daya manusia dapat merencanakan pelaksanaan rekruitmen,seleksi,pelatihan, dan aktivitas yang lain dengan lebih baik.

Berdasarkan kedua definisi diatas dapat dikatakan bahwa :

Perencanaan sumber Daya Manusia merupakan proses penentuan kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dalam perseedian tenaga kerja yang ada.

2.2     Tujuan Dan Kegunaan Perencanna Sumber Daya Manusia

Ketersediaan sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas-tugas pada masa-masa yang akan datang adalah sangat penting untuk memastikan bahwa kegiatan perusahaan dapat dilaksanakan dengan baik.

Tindakan-tindakan yang akan dilakukan harus direncanakan sebelumnya untuk memastikan atau meminimalkan gangguan pada perencanaan perusahaan. Jika jumlah pegawai lebih besar dari pada kebutuhan, itu mengimplikasikan bahwa perusahaan kurang baik memanfaatkan sumber daya manusianya dan sebaliknya. Secara lebih luas dapatlah dikatakan bahwa perencanaan SDM yang baik akan :

1.      Memperbaiki pemanfaatan sumber daya manusia

2.      Menyesuaikan aktivitas sumber daya manusia dan kebutuhan di masa depan secara efsien.

3.      Melengkapi informasi sumber daya manusia yang dapat membantu kegiatan sumber daya manusia dan organisasi lain.

2.3     Langkah-langkah Perencanaan SDM

         Sesuai dengan fungsi nya untuk membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya dari asfek sumber daya manusia, sebagai mana di singgung di atas, dan fokus perhatian perencanaan sumber daya manusia ditujukan pada proses peramalan dan penentuan kebutuhan SDM di masa depan, maka proses penentuan tersebut dilakukan melalui langkah-langkah sebagai berikut :

1.      Analisis beberapa faktor penyebab perubahan kebutuhan sumber daya manusia,

2.      Peramalan kebutuhan sumber daya manusia di masa yang akan datang,

3.      Penentuan kebutuhan sumber daya manusia di masa yang akan datang,

4.      Analisis ketersediaan (supply) sumber daya manusia dan kemampuan perusahaan, dan

5.       Penentuan dan implementasi program.

2.3.1  Analisis Beberapa Fakto Penyebab Perubahan kebutuhan Sumber Daya Manusia

          Ada sejumlah faktor yang dapat mempegaruhi perusahaan,yang dapat berubah pada masa yang akan datang, yang bisa mengakibatkan pula perubahan kebutuhan sumber daya manusia, yaitu :

a.       Perubahan-perubahan dalam lingkungan eksternal ( faktor eksternal )

b.      Perubahan-perubahan keputusan internal organisasi (faktor organisasi), dan

c.       Perubahan-perubahan tenaga kerja organisasi (faktor work force)

a.             Perubahan-perubahan dalam Lingkungan Eksternal

          Faktor eksternal dapat meliputi keseluruhan faktor yang biasanya berapa di luar kendali organisasi yang senantiasa mengalami perubahan-perubahan seperti ekonomi, politik, teknologi, dan persaingan.

          Situasi ekonomi yang sering berubah seperti inflasi dan tingkat suku bunga yang tinggi, sebagai akibat dari kebijakan moneter dalam suatu negara, dapat mempengaruhi daya beli konsumen yang diproduksi menurut, dan penurunan aktivitas akan mengakibatkan penurunan aktivitas akan mengakibatkan penurunan kebutuhan sumber daya manusia atau sebaliknya.

          Perubahan-perubahan dalam bidang teknologi seperti munculnya barang-barang teknologi proses produksi yang baru, misalnya otomatisasi produksi yang di kendalika oleh komputer, mempengaruhi jenis tenaga kerja tertentu, dan kebutuhan tenaga kerja tertentu, dan kebutuhan tenaga kerja tertentu, dan kebutuhan tenaga kerja manual menjadi berkurang jumlahnya.

Keseluruhan faktor ini terlihat dengan jelas dan sewaktu-waktu dapat berubah sehingga senantiasa harus diramalkan oleh perencanaan sumber daya manusia.

b.      Perubahan-Perubahan Keputusan Internal organisasi

Ketika terjadi perubahan dalan lingkungan eksternal organisasi, secara langsung atau tidak langsung itu dapat mempengaruhi keputusan-keputusan internal organisasi yang meliputi strategi, budget, ramalan-ramalan penjualan, ekspansi atau usaha baru, rancangan organisasi, dan rancangan pekerjaan.

          Strategi sebagai  tujuan cara untuk mencapai tujuan dapat berubah sebagai akibat dari perubahan situasi eksternal atau internal. Misalnya, strategi organisasi yang menekankan pada efesiansi, yang oleh Michael Proter disebut dengan lebih  menekankan pada otomatisasi, yang dapat mengakibatkan adanya rencana penciutan tenaga kerja pengurangan secarara langsung terhadap jumlah tenaga kerja yang dimiliki.

          Budget yang harus dikurangi atau ditambah sebagai bagian dari rencana strategi yang dijalankan secara langsung akan mengakibatkan kebutuhan tenaga kerja yang lebih besar atau lebih kecil juga jenis tenaga kerja dalam hal keterampilan yang dibutuhkan.

          Ramalan-ramalan penjualan atau produksi dapat berubah sebagai akibat dari situasi ekonomi atau persaingan, dimana semakin banyaknya kemungkinan pesaing baru memasuki industri yang digeluti perusahaan akan mengakibatkan para pemain baru mengambil sebagian pangsa pasar yang dimiliki. Ketika organisasi melakukan cost ledership strategy, mungkin harus dilakukan pengurangan unit-unit organisasi,baik pengurangan secara pertikal maupun harizontal. Situasi ini mempengaruhi secara langsung jumlah tenaga kerja. Dari perancangan pekerjaan dari aspek organisasi,strategi,dan keprilakuan,harus dilakukan perancangan ulang pekerjaan, misalnya melalui job enlargement yaitu peningkatan jumlah cakupan pekerjaan yang harus dilakukan dan job enrichment yaitu peningkatan ekonomi yang dimiliki oleh para pekerja, yang akan mengakibatkan pengurangan atau penambahan tenaga kerja.

c.       Perubahan-perubahan Tenaga Kerja Organisasi

Jumlah tenaga kerja yang dimiliki perusahaan senantiasa akan mengalami perubahan, yang secara langsung akan mempengaruhi kebutuhan jumlah tenaga kerja sebagai akibat adanya pegawai yang pensiun ( retiremen ), mengundurkan diri ( resignation ), pemutusan hubungan kerja ( termination ), meninggal dunia, dan adanya jam kerja yang hilang melalui absensi yang disengaja oleh pegawai atau yang tidak disengaja oleh akibatsakit dan lain-lain.

2.3.2  Peramalan Kebutuhan Sumber Daya Manusia

          Peramalan kebutuhan tenaga kerja sebagaimana inti dari proses perencanaan sumber daya manusia harus dilakukan, meskipun merupakan sesuatu yang sulit. Untuk ini sejumlah teknik peramalan dikemukakan oleh para ahli, dari yang sederhana hingga yang sulit.

 teknik-teknik tersebut meliputi :

a.       Ramalan para ahli ( expert forecast ) atau judgement tech nique

b.      Analisis kecenderungan atau Tren analysis

c.       Budget and planning analysis

d.      New venture analysis

e.       Computer analysis, dan

f.        Statistical analysis

a.             Ramalan Para ahli ( expert forecast ) atau Judgement Tech Nique

            Yaitu ramalan yang didasarkan pada penilaian para ahli ramalan ini dalam bentuknya dapat berupa :

§  Nominal Delphi Tecnique ( NGT )

Yaitu, menghadirkan lima sampai sepuluh ahli, kemudian ditanyakan mengenai misalnya apa yang disebabkan perubahan kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang.

§  Delphi Tecnique

Yaitu, apabila para ahli tidak dapat berdiskusi secara bersama-sama. Perencanaan suber daya manusia meminta pendapat beberapa ahli tentang kebutuhan sumber daya manusia pada masa yang akan datang.

§  Perkiraan Manajer

     Yaitu, kebutuhan sumber daya manusia diperkirakan oleh ,manajer puncak, kemudian diberikan ke manajer dibawahnya untuk ditanggapi atau sebaliknya, manajer paling bawah diminta untuk menentukan kebutuhan sumber daya manusia yang seterusnya di sampaikan ke manajer yang lebih tinggi untuk di simpulkan dan direvisi.

b.             Analisis Kecenderungan

          Analisis dilakukan berdasarkan kecenderungan kebutuhan pada masa lalu, yang dapt dilakukan melalui :

§  Ekstrapolisasi

Yaitu, mengasumsikan bahwa tingkat perubahan pada masa lalu sama dengan yang akan datang, misalnya jika masa lalu rata-rata kebutuhan pegawai adalah 20 orang setiap bulan pada dua tahun terakhir, maka untuk tahun depan dibutuhkan sebanyak 240 orang.

§  Indeksasi

Yaitu, Menghitung bahwa rasio antara jumlah pegawai dan jumlah penjualan atau produksi pada masa yang lalu sama dengan masa yang akan datang. Misalnya pada tahun lalu untuk memproduksi 10.000 unit barang, dibutuhkan tenaga kerja operasi sebanyak 100 orang, sehingga rasio output dengan produksi adalah 1 : 100. Bahwa diperkiraan tahun depan produksi naik menjadi 15.000 akibat adanya petrmintaan yang meningkat, maka dapat diperhintungkan bahwa kebutuhan tenaga kerja yang harus dipersiapkan adalah sebesar 150 orang.

c.       Budget and planning analysis 

Yaitu dari jumlah budget yang disetujui, di dalamnya juga telah tercermin jumlah kebutuhan pegawai, yang pada umumnya dilakukan setiap departemen yang ada dalam perusahaan.

d.      New venture analysis

          Yaitu menghitung jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dengan memandingkanya dengan pembukuan usaha baru yang pernah dilakukan oleh perusahaan lain.

e.       Computer analysis

Yaitu suatu program perhitungan yang dilakukan oleh komputer melalui rumus matematika, rasio-rasio atau indeksasi, dan ekstrapolasi secara bersama- sama.

2.3.3  Penentuan Kebutuhan Sumber Daya Manusia Di Masa yang Akan Datang

Setelah menganalisis berbagai faktor yang mempengaruhi atau menyebabkan perubahan kebutuhan sumber daya manusia,yang menggantikan siapa apabila suatu jabatan ( pekerjaan ) kosong. Replacement chart seperti bagan organisasi yang menjanjikan semua jabatan yang ada dan menyebutkan kemungkinan calon pengganti berikut informasi mengenai keadaan pegawai tersebut sebagaimana dijabarkan pada gambar 4-1.

Tabel 4-1: Staffing Table Kebutuhan Pegawai Per Bulan Bagian Operational

n	Nama Jabatan	Bagian	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	jml.
1	Direktur	Operasionai
2	Manajer	Operasional
3	Supervisor	Operasionai			2			2			2			2	8
4	Pramuniaga	Operasional	2	2	2	2	2	2	2	2	2	2	2	2	24
5	Kebersihan	Operasionai	3	3	3	3	3	3	3	3	3	3	3	3	36
6	Keamanan	Operasional	1	1	1	1	1	1	1	1	1	1	1	1	12
7	Kasir	Operasional

Contoh di atas menunjukkan jumlah pegawai yang dibutuhkan dalam satu tahun. Jumlah ini didasarkan pada analisis sebab-sebab perubahan pegawai, di mana perubahan diperkirakan muncul akibat adanya pegawai yang meninggalkan pekerjaannya, dan faktor penyebab yang lain tidak ada. Misalnya. pada contoh itu, untuk supervisor dibutuhkan tambahan 2 orang untuk setiap tiga bulan. Ini didasarkan pada tingkat perputaran kerja untuk jabatan tersebut. Kemudian untuk pramuniaga tingkat perputarannya cukup tinggi, yang diperkirakan rata-rata 2 orang per buian, dan untuk petugas kebersihan lebih tinggi lagi, yaitu sebanyak 3 orang, dan seterusnya. Untuk kebutuhan jangka panjang, analisisnya akan lebih rumit dan lebih sulit, tetapi sebaiknya juga harus dibuat.

2.3.4  Analisis Ketersediaan {Supply) Sumber Daya Manusia dan Kemampuan Perusahaan

          Setelah menganalisis faktor-faktor yang menyebabkan perubahan kebutuhan pegawai, langkah selanjutnya adalah menganalisis ketersediaan tenaga kerja, yang dapat diperoleh dari dua sumber, yaitu sumber internal dan sumber eksternal. Sumber internal adalah pegawai yang ada di dalam perusahaan yang dapat dipromosikan, ditransfer untuk mengisi jabatan yang kosong, atau profil dari pegawai pada saat ini yang mencerminkan kemampuan perusahaan. Sumber eksternal adalah supply dari luar perusahaan yang dapat direkrut. Analisis ini diperlukan untuk menentukan jumlah pegawai yang dibutuhkan yang berkaitan dengan rencana kegiatan selanjutnya, yaitu apakah perlu dilakukan rekrutmen. Bila sumber internal memadai tentunya tidak perlu dilakukan rekrutmen, tetapi bila sumber internal tidak tersedia, mungkin periu dilakukan rekrutmen dengan asumsi sumber eksternal cukup. Namun, bila sumber eksternal tidak mencukupi, mungkin perusahaan dapat memikirkan strategi lain seperti mengubah cara mempekerjakan pegawai yang ada, yang diikuti dengan program-program lainnya, misalnya mendesain ulang pekerjaan. struktur, kegiatan pelatihan, dan Iain-lain.

a.       Memperkirakan ketersediaan sumber internal

Menaksir ketersediaan sumber daya manusia internal merupakan proses pemeriksaan tenaga kerja yang ada saal ini, baik jumlah maupun jenisnya. Beburapa teknik analisis yang dapat digunakan adalah membuat apa yang disebut dengan replacement chart, yaitu gambaran singkat mengenai siapa yang menggantikan siapa apabila suatu jabatan (pekerjaan) kosong. Replacement chart seperti bagan organisasi yang menyajikan semua jabatan yang ada dan menyebutkan ke-mungkinan calon pengganti berikut informasi mengenai keada-an pegawai tersebut sebagaimana dijabarkan pada Gambar 4-1.

Replacement chart menggambarkan jabatan-jabatan yang ada, pejabat yang menduduki pada saat ini, dan kemungkinan-kemungkinan calon pengganti yang dapat dipromosikan, yang dilihat dari unjuk kerjanya. Replacement chart hanya memperlihatkan sedikit informasi mengenai calon, oleh karena itu sebagai tambahan dapat dibuat apa yang disebut dengan replacement summary, yaitu daftar kemungkinan pengganti untuk setiap jabatan berikut informasi mengenai keiebihan dan kelemahannya sepeiti pada Gambar 4-2.

Gambar 4-2: Replacement Summaryuntuk Manajer Operasional

Pemegang Jabatan	Sahidi
Usia	58 tahun
Kosong	2 tahun lagi
Alasan	Pensiun
Pangkat/Gaji	IIIB/2 juta
Masa Kerja	15 tahun
Caion I	Handoko
Usia	56 tahun
[abatan Saat Ini	Manajer Bagian Pakaian Pria
Vlasa Kerja	10 tahun
Kinerja	Sangat baik
Sumber	Daftar Penilaian Pegawai
Kebutuhan Latihan	Tidak perlu
Galon II	Ikiwono
Usia	54 tahun
(abatan Saat Ini	Manajer Bagian Pakaian Anak
Masa Kerja	8 tahun
Kinerja	Baik
Sumter	Daftar Penilaian Pegnwai
Kebutuhan Latihan	Membutuhkan latihan mengenai kepemimpinan

Untuk membantu membuat replacement chart dan replacement summary, perusahaan dapat melakukan apa yang disebut dengan human resource audit, yaitu sebuah proses mengumpulkan informasi dengan meinakai formulir khusus untuk memeriksa keadaan sumber daya manusia saat ini, yang meliputi keterampilan, pengalaman, pendidikan, dan data pribadi lainnya yang menggambarkan keadaan pegawai yang ada. Untuk non-manajer disebut dengan skill inventory dan untuk manager disebut dengan management inventory. Sebagai contoh skill inventory, perhatikan Gambar 4-3.

Gambar 4-3: Formulir Skill Inventory

 

I.   Diisi oleh Departemen Sumber Daya Manusia

A.    Nama:  

B.     Jabatan:

C.     Usia:    

D.    Masa Kerja:     

E.     Jabatan yang pernah diduduki:

a.                                             dari                                        sampai

b.                                             dari                                        sampai

c.                                             dari                                        sampai

II. Diisi oleh pegawai

6.     Keahlian khusus (diisi oleh pegawai):

a.                                                                                                        

b.                                                                                                        

c.                                                                                                        

1.         Gambaran tugas saat ini:

                                                                                                                 

2.        Tanggung jawab:

                                                                                                                  

9.     Tingkat pendidikan: a. SD  b. SMP   c, SLA  d. Perguruan Tinggi

10.   Latihan yang pernah diikuti:

a.                                                                                                                

b.                                                                                                                

c.                                                                                                                

III.Diisi oleh Departemen Sumber Daya Manusia

11.   Penilaian unjuk kerja

                                                                                                                   

12.   Dapat dipromosikan untuk jabatan

                                                                                                                   

13.   Kelemahan pada saat ini

                                                                                                                   

14.   Supervisor

a.    Nama:                                                                                            

b.    Tanggal:                                                                                         

c.    Tanda tangan:                                                                                 

Ini adalah formulir yang memuat data mengenai din pegawai seperti nama, jabatan, usia, masa kerja, jabatan yang pernah diduduki, keahlian khusus yang dimiliki seperti yang berkaitan dengan bahasa, penggunaan mesin dan peralatan, gambaran tugas-tugas, tanggung jawab, pendidikan dan pelatihan yang pernah diikuti, evaluasi umum mengenai unjuk kerja, kesiapan untuk dipromosikan, kelemahan yang dimiliki saat ini, nama supervisor, tanggal dan tanda tangan.

Formulir ini, bentuk dan susunannya bisa berbeda-beda untuk setiap perusahaan, yang jelas formulir merupakan alat pengumpulan informasi tentang pegawai dan alat penyajian informasi yang bermanfaat untuk menganalisis penempatan sekaligus untuk penentuan ketersediaan pegawai saat ini dan pada masa yang akan datang.

Kemudian perlu dibuat succession planning yang merupakan skema pergantian dan penempatan pegawai yang akan datang melalui promosi dan transfer untuk pegawai-pegawai kunci dan yang memiliki karier panjang dalam organisasi. Ini sesungguhnya hampir sama dengan replacement chart, perbedaannya dengan succession planning adalah replacement chart menyangkut seluruh jabatan yang ada melalui jalur struktur organisasi, lebih pada jangka pendek, dan penentuan calon-calon pengganti yang paling memungkinkan dalam jangka pendek. Sedangkan succession planning hanya pada jabatan kunci, menentukan calon pengganti yang paling potensial dalam jangka panjang, dan tidak selalu melalui jalur struktur organisasi.

Teknik lain yang dapat digunakan adalah Markove analysis dan vacancy analysis. ( Markove analysis merupakan salah satu teknik kuantitatif dengan menggunakan tingkat promosi, turn over, dan transfer untuk menganalisis kemampuan sumber daya manusia masa depan yang didasarkan pada kemungkinan di masa lalu. Asumsi yang digunakan adalah pola dan kemungkinan

yang sama akan terjadi pada masa depan. Vacancy analysis hampir sama dengan Markove analysis. Perbedaannya terletak pada pola dan kemungkinan perubahan yang didasarkan pada pertimbangan manajer. Misalnya dalam sebuah perusahaan pada tahun 1997 sampai 1998, dari sejumlah pegawai operasional yang ada (400 orang), 80 orang (20%) mengundurkan diri, 10 orang (2,5%) pindah ke bagian lain, 10 orang (2,5%) dipromosi-kan, dan penurunan potensi 2,5%. Pola perubahan ini dipakai sebagai landasan untuk memperkirakan keadaan pada tahun 2000. Misalnya, pegawai operasional saat ini (1999) ada 300 orang, yang berarti persediaan pada tahun 2000 adalah:

300 - (20% x 300) - (2,5% x 300) - (2,5% x 300) - (2,5% x 300)

= 300-60-7,5-7,5-7,5 = 218

b.      Memperkirakan ketersediaan sumber eksternal

Hasil dari analisis sumber internal akan memperlihatkan kebutuhan pegawai yang dapat dipenuhi dari dalam melalui promosi atau transfer, dengan terlebih dahulu melakukan beberapa pelatihan ataukah tidak. Akan tetapi, beberapa jabatan yang kosong mungkin tidak dapat diisi dari dalam, yang mungkin diakibatkan adanya jabatan-jabatan yang sama sekali baru atau dapat pula diakibatkan lemahnya program-program kepegawaian yang dijalankan selama ini, sehingga pegawai yang ada tidak ada niat untuk mengembangkan diri dan tidak siap untuk mengisi kekosongan jabatan yang ada. Oleh karena itu, organisasi harus mengisinya dari sumber eksternal. Untuk itu diperlukan analisis sumber eksternal untuk melihat kemungkinan pengisiannya dan kemungkinan melakukan tindakan-tindakan proaktif.

Sumber eksternal mcrupakan ketersediaan tenaga kerja pada pasar tenaga kerja. Ketersediaan jumlah pegawai yang ada di pasar tenaga kerja dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti jumlah yang dihasilkan oleh lembaga-lembaga pendidikan dan latihan, kecenderungan perubahan demogratis, kecenderungan masyarakat dalam mengambil spesialisasi, dan perubahan-perubahan minat atau sikap terhadap suatu pekerjaan dan Iain-lain.

Supply eksternal dapat dianalisis dari jumlah yang dihasilkan oleh lembaga pendidikan dan latihan yang ada, apakah termasuk dalam kategori full employment atau tidak.Bilamana situasinya full employment, berarti organisasi harus bersaing dengan perusahaan lain atau mendapatkan dari perusahaan yang sudah mempekerjakan mereka, kemudian mereka berada di mana, apakah di seluruh daerah (negara) atau daerah-dacrah tertentu saja. Hal ini perlu diketahui berkaitan dengan pemilihan metode rekrutmen yang akan dilakukan. Untuk pekerja-pekerja terdidik atau terlatih, biasanya supply-nya lebih rendah daripada kebutuhan, tetapi untuk pekerja-pekerja tidak terlatih umumnya yang terjadi sebaliknya.

          Kecenderungan demografis mcrupakan kecenderungan perubahan dalam bidang kependudukan sebagai akibat dari perubahan tingkat kelahiran yang mempengaruhi komposisi kelompok usia penduduk pada masa depan (biasanya dalam jangka panjang). Hal ini akan berpengaruh pada supply tenaga kerja pada masa mendatang. Bilamana misalnya saat ini (tahun 1999) tingkat kelahiran rendah, berarti pada tahun 2020 akan mempengaruhi supply tenaga kerja, khususnya mengenai jumlahnya.

Bidang spesialisasi yang diambil dan diminati oleh masyarakat dapat dipengaruhi oleh berbagai macam faktor, misalnya tingkat insentif atau gaji yang diperoleh dari spesialisasi tersebut. Contohnya bidang teknologi dan ekonomi/bisnis lebih di-gandrungi oleh para lulusan sekoiah lanjutan karena prospek kerjanya lebih menggiurkan. Dalam bidang spesialisasi ini juga terdapat subspesiaiisasi seperti civil engineering, teknik kimia, arsitektur, akuntan, dan manajemen. Juga terdapat perbedaan minat masyarakat yang pada akhirnya dapat mempengaruhi supply tenaga kerja pada masa yang akan datang.

2.3.5    Penentuan dan Implementasi Program

          Berdasarkan kebutuhan (demand) dan ketersediaan (supply) tersebut beberapa kemungkinan dapat terjadi seperti:

a.       Tidak ada perbedaan antara kebutuhan dan ketersediaan pegawai (supply sama dengan demand).

b.      Terjadi kelebihan supply tenaga kerja (supply lebih besar daripada demand).

c.       Terjadi kekurangan supply tenaga kerja (supply lebih kecil daripada demand).

Selanjutnya, berdasarkan situasi di atas, akan dilakukan berbagai program seperti penarikan pegawai baru bilamana terdapat kekurangan pegawai, pelatihan untuk pegawai yang ada agar siap mengisi kekurangan yang ada, melakukan perubahan cara kerja seperti meningkatkan jam kerja dengan kerja lembur, melakukan kontrak kerja dengan pihak luar, dan Iain-lain sehingga tidak perlu melakukan penarikan pegawai baru. Kemudian, bila terjadi kelebihan pegawai, mungkin tidak akan melakukan perekrutan, mungkin akan melakukan penawaran kepada pegawai untuk pensiun dini, mengurangi jam kerja, dan Iain-lain. Bila tidak ada kesenjangan antara kebutuhan dan ketersediaan, perusahan mungkin tidak akan melakukan tindakan apa-apa, meskipun hal ini mungkin jarang terjadi.

Keseluruhan langkah di atas dapat digambarkan dalam bentuk model
seperti tampak pada Gambar 4-4.

BAB III

PENUTUP

3.1    Kesimpulan

        Perencanaan sumber daya manusia merupakan proses penentuan kebutuhan sumber daya manusia suatu organisasi, baik jumlah maupun jenisnya pada masa yang akan datang, serta penentuan berbagai bentuk program dalam penyediaan tenaga kerja. Proses tersebut dilakukan melalui langkah-langkah analisis faktor-faktor penyebab perubahan kebutuhan, peramalan kebutuhan, dan analisis supply tenaga kerja, baik secara internal maupun ekstemal.

Analisis beberapa faktor penyebab perubahan dilakukan dengan menganalisis perubahan-perubahan lingkungan ekstemal,

keputusan-keputusan organisasi, dan perubahan tenaga kerja.

Peramalan kebutuhan merupakan usaha untuk menentukan

jumlah kebutuhan yang dapat dilakukan melalui teknik-teknik ramalan para ahli, analisis kecenderungan, analisis budget and plan­ning, analisis new venture, analisis komputer, dan analisis statistik.

Setelah melakukan peramalan kebutuhan, perusahaan melakukan analisis supply SDM yang ada (internal dan ekstemal), misalnya dengan teknik-teknik bagan pergantian {replacement chart), analisis Markove (Markove analysis), analisis kekosongan {vacancy analysis), melalui mana akan diketahui apakah ketersediaan {supply) sama dengan kebutuhan {demand), supply lebih besar daripada kebutuhan, dan supply lebih kecil daripada kebutuhan.

Situasi di atas akan menentukan berbagai program yang akan dilakukan seperti perekrutan, pengaturan ulang pekerjaan, pelatihan, program pensiun dini, dan Iain-lain.

DAFTAR PUSTAKA

Derek Torrington Dan Tan Chwee Huat, Hummanresource Management For South East Asian Marihot Tua Efendi Hariandja, Drs.,M.Si