makalah Pentingnya Sistem Pengendalian Intern Koperasi

Sistem Pengendalian Intern

A.    Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Suatu perencanaan yang meliputi struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan. Pertama pengendalian intern, disebut sebagai sistem pengendalian intern, dan didifinisikan sebagai rencana organisasi dan semua sistem dan prosedur serta ketentuan yang terkoordinasi, yang dianut oleh suatu organisasi untuk menjamin keamanan harta kekayaan organisasi, keakuratan data akuntansi, mendorong peningkatan efisiensi dan efektivitas, serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Pengertian ini membagi sistem pengendalian menjadi pengendalian adminis¬tratif, dan pengendalian akuntansi. Pada dekade 1980-an, muncul, istilah baru, yakni struktur pengendalian intern, yang mendifinisikan sebagai kebijakan dan prosedur yang dijalankan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan, yakni;
(a) keandalan informasi laporan ke-uangan,
(b) kepatuhan terhadap peraturan dan ketentuan per¬undang-udangan, dan
(c) efektivitas dan efisiensi. Pengertian ini tidak membedakan pengendalian administrasi dan pengendalian akuntansi tetapi lebih menekankan pada elemen pengendalian intern, yakni lingkungan pengendalian, penaksiran risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, dan pemantauan
Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern
1.    Menjaga kekayaan organisasi.
2.    Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.
3.    Mendorong efisiensi.
4.    Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

B.     Konsep Dasar Pengendalian Intern
1.    Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu.
2.    Pengendalian intern dijalankan oleh orang.
3.    Pengendalian intern diharapkan hanya dapat memberikan keyakinan yang memadai.
4.    Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tiga hal yang saling terkait:
a)    keandalan pelaporan keuangan,
b)   kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, dan
c)    efektivitas dan efisiensi operasi.

C.     Pentingnya Sistem Pengendalian Intern Koperasi.
Pengurus (manajemen puncak) koperasi sangat berkepentingan memastikan bahwa aktivitas yang dilaksanakan oleh para manajer dan para personel (karyawan) berjalan sebagaimana mestinya, sehingga tujuan yang ditetapkan dapat dicapai dengan efektif dan efisien. Oleh karena itu, pengurus sangat perlu melakukan pengawasan atau pengendalian atas aktivitas bawahannya. Pengendalian sangat penting agar kesalahan dan penyimpangan yang terjadi tidak berlangsung lama, segera dapat diatasi, agar tujuan tetap dapat dicapai. Karena itu pula, fungsi pengendalian merupakan salah satu fungsi manajemen, yang tidak dapat dipisahkan dari fungsi manajemen yang lain(perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan). Luasnya kegiatan usaha koperasi mengakibatkan pengurus (manajemen puncak) tidak dapat mengawasi atau mengendalikan secara langsung seluruh kegiatan atau aktivitas koperasi. Untuk itu, pengurus harus mendesain dan membangun suatu sistem pengendalian yang memadai. Salah satu pengendalian yang perlu dibangun adalah pengendalian intern. Pengendalian intern berkaitan dengan upaya meningkatkan keandalan informasi akuntansi yang disajikan dalam laporan keuangan, dan kepatuhan para manajer dan personel terhadap ketentuan-ketentuan yang berlaku, serta mendorong peningkatan efisiensi dan efektivitas.
Peningkatan keandalan informasi akuntansi yang tersaji dalam laporan keuangan sangat penting artinya bagi pengurus, karena semua aktivitas operasi koperasi akan berdampak pada keuangan, dan karena itu akan tercermin dalam laporan keuangan. Laporan keuangan mempunyai dua fungsi pokok. Pertama sebagai media pertanggungjawaban pengurus kepada anggota dan kreditur, yang menanamkan atau menginvestasikan modalnya di koperasi. Kedua, laporan keuangan merupakan informasi penting bagi pengurus dalam perencanaan dan pengambilan keputusan manajerial. Bilamana informasi akuntansi dalam laporan keuangan tidak handal, dapat dipastikan bahwa penilaian kinerja pengurus oleh anggota dan kreditur juga tidak akan handal, dan keputusan manajerial yang didasarkan atas laporan keuangan juga menjadi tidak handal. Oleh karena itu, adalah sangat penting bagi pengurus untuk mendesain dan membangun pengendalian intern yang memadai, serta mengimplementasikannya dengan baik dan sungguh-sungguh

D.    Tujuan Pengendalian Intern Koperasi
Dalam pengertian pengendalian intern telah dinyatakan tujuan pengendalian intern, yakni:
1). Keandalan informasi dalam pelaporan keuangan,
2). Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
3). Peningkatan efektivitas dan efisiensi operasi.
Keandalan informasi akuntansi, adalah keakuratan data akun¬tansi yang disajikan dalam laporan keuangan. Pengendalian intern dapat meningkatkan keandalan data akuntansi, karena setiap tran¬saksi keuangan diproses melalui sistem dan prosedur yang melibatkan paling tidak tiga personel, antara lain adalah pemegang otorisasi, pelaksana transaksi, dan yang melaksanakan pencatatan dan pelaporan (akuntansi). Dengan demikian, semua transaksi akan terpertanggungjawabkan, karena ada personel yang diberi wewenang untuk mengotorisasi, dan semua transaksi akan tercatat, karena ada personel yang berwenang untuk mencatat, dan melaporkannya dalam laporan keuangan.
Koperasi atau organisasi berada dalam lingkungan suatu negara, yang operasinya diatur oleh hukum (undang-undang) dan peraturan-peraturan lain. Peraturan dan hukum tersebut mencakup aspek operasi dan administrasi. Semua peraturan, dan hukum harus menjadi acuan oleh pengawas, pengurus, manajer dan personel, agar koperasi tidak menanggung risiko. Pengendalian intern akan menegaskan kebijakan manajemen yang mesti dipatuhi, kebijakan mana selalu memperhatikan aspek peraturan dan hukum yang berlaku.
Pengendalian intern mengatur aktivitas operasi sedemikian rupa, yang dimulai dengan perencanaan kegiatan dan penyusunan budget, penetapan sistem dan prosedur operasi. Setiap kegiatan operasi diarahkan untuk mematuhi rencana, budget, sistem dan prosedur yang ditetapkan. Kepatuhan terhadap sistem pengen¬dalian item, berarti mematuhi rencana, budget, sistem dan prosedur, sehingga mendorong tercapai efektivitas dan efisiensi.
Sebagai organisasi di bidang ekonomi dan sosial, koperasi sangat rawan terhadap risiko kerugian. Kerawanan tersebut dapat bersumber dari unsur intern maupun ekstern.
1.    Unsur-unsur intern.
a.    Adanya sifat manusia yang curang, ambisi, malas, ceroboh, mau menang sendiri, dan sekongkol.
b.    Organisasi melibatkan banyak orang yang mempunyai karakter yang berbeda; otoriter, demokratis, independen, dan sebagainya.
c.    Harta kekayaan koperasi relatif besar nilainya sehingga perlu diamankan.
d.    Kegiatan usaha koperasi semakin kompleks sehingga perlu diatur prosedur, pelaksanaan, dan otoritasnya secara baik.
2.    Unsur-unsur ekstern
a.    Adanya pihak-pihak atau oknum yang kurang menyukai kegiatan usaha koperasi karena persaingan atau faktor-faktor lain.
b.    Adanya kecenderungan dari oknum anggota koperasi yang ingin mendahulukan kepentingannya antara lain dengan cara:
c.    memanfaatkan celah-celah aturan yang lemah,
d.    memanfaatkan kelemahan kepemimpinan koperasi,
e.    memanfaatkan kelemahan manajemen koperasi.

E.    Lingkungan pengendalian
Lingkungan Pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada berbagai macam faktor yang secara bersamaan mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian. Filosofi dan Gaya Operasional Manajemen Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. (menggambarkan apa yang seharusnya dikerjakan  dan yang tidak dikerjakan) Gaya Operasional mencerminkan ide manajer tentang bagaimana kegiatan operasi suatu perusahaan harus dikerjakan (Filosofi perusahaan dikomunikasikan melalui gaya operasi manajemen)
a.    Struktur Organisasi
Salah satu elemen kunci dalam lingkungan pengendalian adalah struktur organisasi. Struktur Organisasi menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab yang ada dalam suatu perusahaan. (Desentralisasi maupun sentralisasi)
Dewan Komisaris Dan Audit Komite
b.    Dewan komisaris
merupakan penghubung antara pemegang saham dengan pihak manajemen perusahaan. Pemegang saham mempercayakan pengendalian atas manajemen melalui dewan komisaris. (jadi semuanya tergantung dari dewan komisaris)
    Komite audit dibentuk oleh dewan komisaris untuk melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan pengendalian operasional perusahaan. Metode Pendelegasian Wewenang Dan Tanggung Jawab Metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mempunyai pengaruh yang penting dalam lingkungan pengendalian. Biasanya metode ini tercermin dalam suatu bagan organisasi.
c.    Metode Pengendalian Manajemen
Lingkungan pengendalian juga dipengaruhi oleh metode pengendalian manajemen. Metode ini meliputi pengawasan yang efektif (melalui peranggaran), laporan pertanggung jawaban dan audit internal.

F.    Penanggung Jawab Pengendalian Intern
Seluruh stakeholders koperasi sangat berkepentingan dengan pencapaian tujuan koperasi, oleh karena itu pada dasarnya semua stakeholders bertanggungjawab atas implementasi pengendalian intern yang memadai di koperasi. Namun yang paling bertang¬gungjawab pihak internal koperasi, yakni pengawas, manajemen (pengurus dan manajer/direksi), dan personel (karyawan), dan internal auditor, jika ada.
1.    Pengawas
 Pengawas bertanggungjawab untuk menganalisis dan memas¬tikan apakah pengurus, termasuk manajer/direksi memenuhi tanggungjawab mereka dalam mengembangkan dan mengimplementasikan pengendalian intern yang memadai pada kope¬rasi. Bilamana pengurus tidak memenuhi tanggung jawab-nya, maka pengawas berkewajiban memberikan rekomendasi, agar tanggungjawab tersebut dipenuhi seba¬gai¬mana mestinya.
2.    Pengurus,
Manajer/Direksi. Pengurus, termasuk manajer/direksi yang merupakan manajemen puncak koperasi bertanggungjawab mengembangkan dan mengimplementasikan pengendalian intern koperasinya secara efektif. Ketua bertanggungjawab menciptakan atmosfir pengendalian ditingkat mariajemen puncak, agar kesadaran pentingnya pengendalian tumbuh diseluruh jajaran organisasi. Bendahara bertanggungjawab agar semua komponen pengen¬dalian terimplementasi dalam pengelolaan keuangan koperasi, sehingga tumbuh kepercayaan bahwa keuangan koperasi dikelola dengan aman, teratur dan terencana dengan baik, sehingga koperasi terhindar dari risiko keuangan yang tidak diinginkan. Di samping itu, bendahara juga bertanggungjawab dalam pemantauan pelaksanaan sistem akuntansi, sehingga menjamin keakuratan data akuntansi, mencegah kemungkinan terjadinya penyimpangan. Sekretaris ber-tanggung jawab dalam mengimplementasikan pengendalian intern yang berkaitan dengan fungsi kesekretarisan, administrasi, kepegawaian, pengelolaan aktiva tetap dan kerumahtanggaan koperasi.  Manajer/direksi bertanggung jawab mengimplementasikan pengendalian dalam setiap pengambilan keputusan operasi, pemberian otorisasi transaksi, dan membantu pengurus menciptakan atmosfer yang mendorong setiap personel mematuhi pengendalian intern.
3.    Auditor Intern.
Bilamana koperasi memilih fungsi auditor intern, maka personel auditor intern bertanggungjawab mengevaluasi efektivitas atau memadai tidaknya pengendalian intern yang ada, dan memberikan rekomendasi kepada pengurus dan manajer bilamana tidak lagi memadai. Namun tanggungjawab untuk melakukan perubahan terletak ditangan pengurus, bukan pada auditor intern.
4.    Personel Koperasi.
Setiap personel koperasi bertanggungjawab dalam mengimple-mentasikan pengendalian intern dengan semestinya, dengan menjalankan praktik yang sehat, serta saling menginformasikan atau mengkomunikasikan informasi yang dihasilkan pengendalian intern secara baik. Misalnya, bilamana terdapat ketidakpatuhan atas kebijakan tertentu, maka setiap personel yang mengetahui berkewajiban untuk mengkomunikasikannya pada manajemen yang bertanggungjawab untuk melakukan tindakan perbaikan.
Pihak ekstern yang merupakan bagian dari stakeholder yang terkait langsung dengan fungsi pengendalian intern adalah anggota (rapat anggota), dan auditor independen (akuntan publik). Anggota bertanggungjawab dalam mematuhi ketentuan, sistem dan prosedur bilamana berhubungan dengan koperasi. Kepatuhan ini telah meng¬implementasikan pengendalian intern dengan baik. Pandangan untuk mengabaikan kebijakan, peraturan, sistem dan prosedur karena alasan anggota sebagai pemilik koperasi harus dihindari, jika tidak akan mendorong tidak berfungsinya pengendalian intern, yang pada akhirnya tujuan pengendalian intern tidak tercapai. Tanggungjawab lain anggota, adalah memberikan rekomendasi kepada pengurus bilamana menemukan praktik - praktik tidak sehat dalam pengelolaan aktivitas koperasi.
Auditor independen atau auditor ekstern dalam proses audit atas laporan keuangan sangat berkepentingan dengan pengendalian intern, karena pengendalian intern yang memadai dapat membantu auditor mengurangi lingkup pengujian. Sebelum menentukan luasnya lingkup pengujian, auditor akan melakukan penelahaan terhadap memadai tidaknya pengendalian intern yang ada. Dalam proses penelahaan tersebut, kemungkinan akan ditemukan kelemahan - kelemahan. Auditor bertanggung-jawab menyampaikan temuan kelemahan pengendalian intern tersebut dan rekomendasi perbaikannya kepada pengurus. Temuan dan rekomendasi ini biasanya disampaikan dalam bentuk management letter. Kebijakan dan praktek yang berhubungan dengan perekrutan, pelatihan, evaluasi, penggajian dan promosi pegawai, mempunyai pengaruh yang penting dalam mencapai tujuan perusahaan sebagaimana juga dilakukan dalam meminimumkan resiko.

G.    Sistem Akuntansi 
Sistem akuntansi tidak hanya digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan saja, tetapi juga menghasilkan pengendalian manajemen.  Keandalan informasi akuntansi, adalah keakuratan data akun¬tansi yang disajikan dalam laporan keuangan. Pengendalian intern dapat meningkatkan keandalan data akuntansi, karena setiap tran¬saksi keuangan diproses melalui sistem dan prosedur yang meli¬bat¬kan paling tidak tiga personel, antara lain adalah pemegang otorisasi, pelaksana transaksi, dan yang melaksanakan pencatatan dan pelaporan (akuntansi). Dengan demikian, semua transaksi akan terpertanggungjawabkan, karena ada personel yang diberi wewenang untuk mengotorisasi, dan semua transaksi akan tercatat, karena ada personel yang berwenang untuk mencatat, dan melaporkannya dalam laporan keuangan.